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La contabilidad de los materiales de oficina es obligatoria a la hora de cerrar el balance. Sin embargo, existen muchas dudas sobre cómo hacer esta contabilidad, es por ello que en este artículo encontrarás una pequeña guía de cómo hacerlo.

Ante todo, debemos analizar las proporciones de los gastos. Hay dos formas en las que podemos llevar a cabo la contabilidad de los artículos de oficina. Se debe poner en práctica el principio de importancia relativa, el cual explica que en un ejercicio contable se pueden omitir datos o simplificarlos si estos si no representan una cantidad considerable de cualquier ejercicio económico.

Contabilidad para consumibles de oficina

El material de oficina representa un gasto mensual. Hay artículos consumibles como las hojas de papel, las grapas para la engrapadora o la tinta de la impresora, que deben ser renovados mensualmente. Sin embargo, por lo general, estos gastos son mínimos y casi entran dentro del presupuesto de la empresa. De igual manera, hay una forma de expresarlos en las cuentas de la contabilidad.

Para realizar este ejercicio contable, vamos a colocar estos gastos en la sección 629 (otros gastos), ya que en ella la facturación se realiza como la de cualquier otro gasto asumido por la empresa.

Esta metodología de contabilidad es la más fácil y en ella solo se incluyen los gastos que no representan un porcentaje significativo, siendo incluso agotados estos recursos en un lapso de un ejercicio económico.

Contabilidad para remodelar artículos de oficina

En caso de que los gastos por material de oficina sean mucho mayores y sí representen un importe significativo dentro de las cuentas, debemos realizar otra modalidad de registro de estos datos. Esto suele suceder cuando se realizan compras de grandes proporciones, como al remodelar la oficina.

Remodelar la oficina representa un gasto mucho mayor ya que implica la sustitución de artículos importantes como una impresora o incluso un ordenador. En este caso sí debe ser tomado en cuenta y registrar estos datos en un apartado diferente.

En este caso, el gasto de oficina que sea tomado en cuenta deberá verse reflejado en la cuenta 602, dedicada a los gastos por otros aprovisionamientos y posteriormente se refleja en la cuenta específica 328 (única para el material de oficina).

La empresa Desordena.es recomienda realizar este proceso para la realización de un buen ejercicio contable de su material de oficina. De esta manera, evitaremos sanciones de la Agencia Tributaria y llevaremos un mejor y mayor control sobre las cuentas de nuestra empresa.

Cómo realizar un buen inventario para la contabilidad del material de oficina

Si necesitas realizar un ejercicio similar al del segundo ejemplo, es necesario que también tengas la capacidad de realizar inventarios precisos.

Un inventario es un control meticuloso de todo lo que hay en tu oficina al momento de realizarlo. Es por ello que debe ser realizado únicamente después de adquirir todo el material de oficina y no antes.

El inventario del material de oficina del que dispones es muy importante, no solo para llevar un control de los gastos, sino también para gestionar su uso y ahorrar en costes, así como también para tener en cuenta todos los recursos de los cuales dispones en tu oficina. De este modo, podrás planificar su compra con anterioridad para evitar que tu negocio se quede sin estos recursos tan necesarios.

Muchas personas no saben por dónde empezar a hacer un inventario del material de oficina. Es una tarea un poco más complicada de lo que parece y se debe tener buen ojo para detectar anomalías, pérdidas de material y gastos excesivos en el mismo, cifras que al final afectarán considerablemente el balance final de tu empresa.

Claves para hacer un buen inventario

En primer lugar, hay que aclarar que al momento de hacer un inventario, debes tener en cuenta el material de oficina, junto con el resto de recursos disponibles en la empresa, por lo que es necesario hacer un apartado para el material de oficina, según el gasto asumido en esta clase de artículos. Sabiendo esto, para realizar un buen inventario debemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Prepara una buena base de datos: Antes de comenzar a contabilizarlo todo, es necesario que dispongas una lista que funcione como base de datos. En ella deberán estar especificados todos los apartados del inventario. Es importante que utilices un mismo programa para hacerlo todo, así será mucho más fácil pasar a físico y se tendrá mayor control sobre cada artículo.
  • Identifica datos clave: Hacer una identificación de los datos clave es ideal para, posteriormente, pasar a la contabilización del material. En esta etapa, debes anotar cosas como los números de los proveedores y el gasto de cada compra para reflejarlo después en la contabilidad de la empresa.
  • Crea el hábito para tener mayor control: Es importante mantener el hábito de hacer inventarios cada mes, de este modo te será más fácil detectar anomalías. Basándote en el consumo anterior de algunos materiales, puedes establecer su necesidad y saber cada cuanto tiempo debes adquirirlos.
  • Realiza varias hojas de inventario: Si ya has conseguido hacer de esta labor un hábito, te recomendamos que para cada inventario utilices una nueva hoja de base de datos. De este modo es mucho más cómodo comparar los gastos entre ejercicios e identificar anomalías en cada uno de ellos.

Gracias al inventario podremos saber cuáles son los artículos más necesarios para nuestra oficina. Por ejemplo, si identificas que el número de folios siempre escasea a final de mes, es posible que debas comenzar a comprar más o hacer una inversión para los folios de todo un mes. También es posible identificar otra información, como cuáles son los artículos menos utilizados, siendo estos los que menos gastos trasladan a tu contabilidad.

Una vez hagas el inventario del material de oficina, llevar las cuentas necesarias para cumplir con la Agencia Tributaria, será pan comido.

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